公司辦公用品管理辦法

1  目的：為響應(yīng)公司精細(xì)化管理的要求，規(guī)范公司辦公用品管理、嚴(yán)格控制成本、實(shí)現(xiàn)成本分?jǐn)偅侠砉?jié)約開支減少浪費(fèi)，特制定本辦法。

2  說明：

本辦法中指的辦公用品包括：

易耗品類: 鉛筆、白板筆、記號(hào)筆、熒光筆、筆記本、軟面抄、筆芯、墨水、打印紙、票據(jù)紙、信封、檔案袋、文件袋、抽紙、磨砂封面、透明封面、裝訂夾條、長尾夾、電池、膠水、固體膠、透明膠、雙面膠、回形針、訂書釘、刀片、皮筋、掛鉤、硬膠套

非易耗常用類：中性筆、圓珠筆、文件夾、快勞夾、文件盒、文件筐

非易耗不常用類：筆筒、剪刀、美工刀、訂書機(jī)、起釘器、計(jì)算器、印泥、印臺(tái)、印油

3  辦公用品的申請：

3.1 各部門助理或內(nèi)勤負(fù)責(zé)每月統(tǒng)計(jì)所在部門內(nèi)的辦公用品需求。需求統(tǒng)計(jì)應(yīng)本著合理節(jié)約，減少浪費(fèi)的原則。

3.2 各部門助理或內(nèi)勤根據(jù)部門內(nèi)需求于每月25日前將次月本部門需要申請購買的辦公用品填入“月度辦公用品采購申請單”，并將“辦公用品采購申請表”提交本部門負(fù)責(zé)人審核并簽字。各部門申請需符合“辦公用品申購標(biāo)準(zhǔn)”（詳見附件一）

3.3 各部門助理或內(nèi)勤將本部門負(fù)責(zé)人審核簽字后的“辦公用品采購申請表”于每月25日前交行政辦，逾期不報(bào)的部門將延期至次月25日前重新申請購買。

3.4 非日常使用的特殊用品或因臨時(shí)事件需應(yīng)急采購的辦公用品可不限提交時(shí)間，單獨(dú)提交采購申請。當(dāng)辦公用品單價(jià)超過100元的，申請需經(jīng)分管副總或總經(jīng)理審批并簽字。

4  辦公用品的采購：

4.1  行政辦根據(jù)各部門申請進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如出現(xiàn)不合理的申請（如某部門10人但某項(xiàng)用品領(lǐng)用量超過20人的部門）應(yīng)向該部門確認(rèn)其理由，如理由不合理應(yīng)駁回不合理項(xiàng)目的采購申請。其它無異議的申請項(xiàng)于每月底統(tǒng)一在定點(diǎn)供應(yīng)商安排采購。辦公用品采購必須由行政辦統(tǒng)一進(jìn)行，其它部門不得擅自購買。

4.2  采購選擇的定點(diǎn)供應(yīng)商為每兩年在市場調(diào)查的基礎(chǔ)上，召集三家或三家以上通過資質(zhì)審查的供貨商參與比價(jià)，包括考察供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、規(guī)模、業(yè)績、資質(zhì)證明，并具備產(chǎn)品質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，有良好的售后服務(wù)，有較好的企業(yè)信譽(yù)度，具有一定的經(jīng)濟(jì)實(shí)力等條件。

4.3  選定的采購定點(diǎn)供應(yīng)商采取上門送貨、定期結(jié)算的合作方式。行政辦應(yīng)定期對(duì)辦公用品市場價(jià)格進(jìn)行調(diào)查、核實(shí)，隨時(shí)與定點(diǎn)供應(yīng)商根據(jù)市場情況，要求供貨商對(duì)供貨價(jià)格進(jìn)行調(diào)整。

4.4  非日常使用的特殊用品或因臨時(shí)事件需應(yīng)急采購的辦公用品，可視定點(diǎn)供應(yīng)商的供貨情況，選擇是否在定點(diǎn)供應(yīng)商采購。如屬于特殊用品或?qū)Ｓ糜闷罚尚姓k派專人負(fù)責(zé)采購，使用部門派專業(yè)人員協(xié)助采購。并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成采購。

5  辦公用品的入庫：

5.1 辦公用品采購到位后，應(yīng)由行政辦采購員立即核對(duì)送貨清單、用品型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、發(fā)票并辦理入庫。

5.2 行政辦采購員辦理入庫后，建立辦公用品采購臺(tái)賬，入庫明細(xì)，并對(duì)月度、年度辦公用品申請、采購情況進(jìn)行整體統(tǒng)計(jì)。

6 辦公用品的出庫及領(lǐng)用

6.1 辦公用品入庫登記完畢后，由行政辦資產(chǎn)管理員通知各部門助理或內(nèi)勤按部門申請項(xiàng)目領(lǐng)取，每次發(fā)放需制作“部門辦公用品領(lǐng)用登記表”并填寫該部門所領(lǐng)取的用品項(xiàng)目及價(jià)格等信息。

6.2 各部門助理或內(nèi)勤辦理領(lǐng)用時(shí)需仔細(xì)核對(duì)“部門辦公用品領(lǐng)用登記表”中的領(lǐng)用項(xiàng)目及價(jià)格，確認(rèn)無誤后簽字，一旦簽字后所領(lǐng)取的物品費(fèi)用將分?jǐn)傊了诓块T，不可修改。各部門助理或內(nèi)勤將領(lǐng)用后的辦公用品發(fā)放至個(gè)人。涉及“憑舊申請”的用品（詳情參照附件一）發(fā)放時(shí)需個(gè)人將廢舊或損壞的舊用品上交各部門助理或內(nèi)勤，由部門助理或內(nèi)勤統(tǒng)一交至行政辦資產(chǎn)管理員。

6.3由于東區(qū)環(huán)保事業(yè)部距離較遠(yuǎn)，環(huán)保事業(yè)部所申請的辦公用品由定點(diǎn)供應(yīng)商直接送至東區(qū)，由環(huán)保事業(yè)部部門助理或內(nèi)勤接收并核對(duì)送貨清單、用品型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格。在確認(rèn)無誤將收到的明細(xì)及價(jià)格告知行政辦采購員后，由部門助理或內(nèi)勤直接將辦公用品發(fā)放至個(gè)人，發(fā)放完畢后將統(tǒng)計(jì)好的“部門用品發(fā)放登記表”發(fā)至行政辦資產(chǎn)管理崗。

7  辦公用品費(fèi)用分?jǐn)偧俺杀究刂?/span>

7.1  辦公用品采購費(fèi)用實(shí)行按部門核算，并計(jì)入各部門月計(jì)劃費(fèi)用內(nèi)，由行政辦統(tǒng)一核算，辦公用品一經(jīng)領(lǐng)用費(fèi)用即分?jǐn)傊了诓块T。

7.2  行政辦需嚴(yán)格控制辦公用品的申請、采購、入庫、出庫的過程。各部門負(fù)責(zé)人、助理及內(nèi)勤因監(jiān)督本部門員工的辦公用品使用情況，要求自覺愛護(hù)辦公用品，如因不正當(dāng)或不合理使用而損壞物品應(yīng)照價(jià)賠付。

8 本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行，行政辦負(fù)責(zé)最終解釋權(quán)，原相關(guān)文件在本制度執(zhí)行之日起廢止。

附件一：辦公用品申購標(biāo)準(zhǔn)

附件二：辦公用品個(gè)人申領(lǐng)月度統(tǒng)計(jì)表

附件三：辦公用品部門月度申領(lǐng)表

附件一：

本辦法中指的辦公用品分類：

易耗品: 鉛筆、筆記本、軟面抄、筆芯、墨水、打印紙、票據(jù)紙、信封、檔案袋、文件袋、抽紙、磨砂封面、透明封面、裝訂夾條、長尾夾、電池、膠水、固體膠、透明膠、雙面膠、回形針、訂書釘、刀片、硬膠套

常用非易耗品：中性筆、圓珠筆、記號(hào)筆、文件夾、快勞夾、文件盒、文件筐

不常用非易耗品：白板筆、筆筒、剪刀、美工刀、訂書機(jī)、起釘器、計(jì)算器、印泥、印臺(tái)、印油

附件二：（各人申請及部門助理統(tǒng)計(jì)參考）

附件三：（各部門助理申請及行政發(fā)放填寫）